La note de frais est un document comptable utilisé pour le remboursement des dépenses engagées par les employés dans le cadre de leurs activités professionnelles. Elle permet à un employé de demander le remboursement de certaines dépenses qu’il a personnellement avancées pour le compte de l’entreprise, telles que les frais de déplacement, les repas d’affaires, les frais d’hébergement, les frais de transport, les frais de représentation, etc.

Voici quelques éléments clés à retenir concernant la note de frais :

• Contenu de la note de frais : La note de frais doit contenir des informations détaillées sur les dépenses engagées, telles que la nature de la dépense, la date, le montant, le lieu, ainsi que les justificatifs correspondants (reçus, factures, tickets, etc.). Les informations supplémentaires peuvent être demandées en fonction des politiques de l’entreprise.

• Politiques de l’entreprise : Chaque entreprise peut avoir ses propres politiques en matière de note de frais, notamment en ce qui concerne les types de dépenses remboursables, les limites de remboursement, les règles de soumission, les procédures de validation, etc. Il est important que les employés comprennent et respectent ces politiques.

• Validation et remboursement : Une fois la note de frais soumise, elle est généralement soumise à un processus de validation par les responsables désignés au sein de l’entreprise. Les dépenses conformes aux politiques de l’entreprise sont ensuite remboursées à l’employé, soit par virement bancaire, soit par un autre moyen convenu.

• Comptabilisation des notes de frais : Sur le plan comptable, les notes de frais sont enregistrées comme des charges dans les comptes appropriés, tels que les frais de déplacement, les frais de restauration, etc. Ces charges seront ultérieurement prises en compte dans le calcul du résultat de l’entreprise.